Cómo diferenciar entre la amplia oferta de agencias para contratar un año escolar en Estados Unidos

La oportunidad de estudiar durante un año escolar en el extranjero se ha convertido en una opción muy atractiva a ojos de la mayoría de estudiantes y sus familias. Sin embargo, el proceso de selección de una agencia que facilite esta experiencia puede ser abrumador, principalmente a causa de la amplia variedad de opciones disponibles. Desde agencias especializadas en determinados países, hasta aquellas que ofrecen programas variados y personalizados, elegir la adecuada requiere una cuidadosa evaluación de múltiples factores.

Para empezar, es esencial entender las diferencias en aspectos clave entre unas compañías y otras para aprender a detectar los detalles que nos llevarán a escoger la adecuada para las necesidades de cada estudiante. Además, las agencias varían significativamente en términos de los servicios adicionales que ofrecen, como la preparación previa al año escolar, el apoyo en la adaptación cultural y familiar, el contacto con el centro escolar de destino o asistencia en la resolución de problemas durante la estancia en el extranjero. Evaluar estos aspectos puede ayudar a identificar qué tipo de experiencia educativa y personal se ajusta mejor a cada situación.

Como hemos avanzado, tomarse el tiempo para hacer una elección informada no solo garantiza una experiencia enriquecedora y exitosa de la estancia, sino que también ofrece tranquilidad a los padres y madres. Por ello, vamos a detallar las cuestiones clave para tomar la mejor decisión a la hora de escoger la empresa para estudiar un año en USA.

Preguntas clave que necesitas hacer antes de contratar un año escolar en el extranjero

La realidad es que la mayoría de los padres y madres desconocen lo que realmente supone participar en un programa de intercambio. Todo es nuevo y, cuando contactan con una agencia, buscan a alguien que les guíe y les acompañe en este proceso complejo.

EF, la organización educativa más grande del mundo, lo pone muy fácil para encontrar esos puntos diferenciales que ayuden a tomar la mejor decisión.

1. ¿Quién organiza el programa de intercambio localmente y en Estados Unidos?

Un aspecto esencial es entender cómo funciona la estructura de la empresa y dónde se encuentran las personas físicamente.

EF, a diferencia de la mayoría de las organizaciones de intercambio, cuenta con una estructura All the way. Es decir, encuentras equipo de EF también en el lugar de destino, sin intermediarios.

Esto es así gracias a que EF es su propio sponsor en Estados Unidos, acreditado por el Departamento de Estado (DOS) y miembros del consejo de calidad de intercambio en los Estados Unidos, CSIET.

2. ¿Cómo se seleccionan, verifican y preparan las familias para alojar a los estudiantes y las estudiantes de intercambio?

EF cuenta con uno de los procesos de selección más estrictos del mercado, tanto para estudiantes como para familias anfitrionas.

• Dentro de su filosofía "EF All the way", es su propio equipo en Estados Unidos quien visita, evalúa y capacita a las familias anfitrionas.

• Además, EF cuenta con una muy amplia experiencia en intercambios, lo que le ha permitido ajustar al máximo los criterios de selección para ser más estrictos que los que el propio Departamento de Estado exige a todas las organizaciones en aspectos que considera críticos para el éxito de la experiencia de intercambio.

• EF también cuenta con un equipo de cumplimiento dedicado a asegurarse de que todas las familias anfitrionas cumplan con los requisitos, incluyendo verificaciones de antecedentes y referencias personales.

• Todas las familias anfitrionas de EF tienen, además, un coordinador local de EF en su comunidad, que es responsable de capacitar a la familia anfitriona, apoyar a la familia y estudiantes en caso de necesidad o emergencia, e integrarles en la comunidad de intercambio.

3. ¿Cómo recibirá mi hijo o hija  apoyo regular, y qué sucede en caso de una emergencia?

EF cuenta con la red más sólida de coordinadores de intercambio y personal en todo Estados Unidos para brindar apoyo local a los estudiantes y las estudiantes.

• Mientras que el Departamento de Estado indica que el personal de coordinación debe estar a un máximo de 2 horas de distancia de los estudiantes y las estudiantes, el equipo de EF está, en promedio, a 30 minutos de distancia, para poder brindar apoyo regular caso de que surja una emergencia.

• Aunque el Departamento de Estado requiere 1 coordinador o coordinadora local, todos los estudiantes y todas las estudiantes de EF tienen de 2 a 3 personas en Estados Unidos para proporcionar un nivel adicional de apoyo.

•    Además, también existe la figura de Asesor o Asesora de Programa de EF y un Consejero o Consejera de Programa en una oficina de EF en su zona horaria para dar apoyo durante la adaptación regular al intercambio, así como un teléfono de asistencia disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

4. ¿Cómo prepara el programa a los estudiantes y las estudiantes para tener una experiencia exitosa?

La preparación de EF va más allá de los requisitos mínimos del Departamento de Estado, ya que la empresa considera la preparación de los estudiantes y las estudiantes y las familias anfitrionas clave para el éxito de la experiencia de intercambio para todas las partes involucradas.

• Antes de la partida, se invita a los estudiantes y las estudiantes con sus familias a asistir a sesiones de orientación online y presenciales.

• A su llegada a Estados Unidos, todos los estudiantes y todas las estudiantes de EF participan en la orientación de bienvenida en Nueva York.

• EF es la única organización que ofrece un Campamento extendido, para asegurarse de que los estudiantes tengan la confianza y las herramientas para tener un año exitoso.

•   Cada año, los estudiantes de EF que asisten al Campamento al principio tienen una  experiencia más exitosa, lo que se refleja en una evaluación más alta al final del intercambio.

• Asimismo, las familias anfitrionas y personal coordinador de EF tienen entrenamientos obligatorios que deben completar antes de hospedar a estudiantes.

• Además, EF trabaja con un alto porcentaje de familias anfitrionas y coordinadores y coordinadoras que repiten, quienes tienen mucha experiencia en brindar una gran experiencia a los estudiantes y las estudiantes.

En EF creemos que la preparación en el idioma marca la diferencia para el éxito del estudiante. Por eso, aprovecha la experiencia de EF en entrenamiento en idiomas para incluir su exclusiva plataforma de entrenamiento en inglés, English Live, que asegura una mayor preparación para enfrentar sus primeros días de vida en inglés.

5. ¿Cómo ayuda el programa a los estudiantes y las estudiantes a socializar e integrarse en la comunidad?

• Queremos fomentar la conexión y las relaciones sociales entre estudiantes previa a la partida y también durante el intercambio gracias al club de Embajadores EF. Este es un primer punto de contacto entre jóvenes que realizarán su intercambio al mismo tiempo o que ya han realizado su intercambio en el pasado.

• Además, antes de la partida, EF organiza eventos locales presenciales y virtuales, donde empezar a conocer personas de su misma zona que irán al intercambio al mismo tiempo.

• Cada estudiante también es asignado a un "EF Buddy" antes de la partida, que es otro u otra estudiante de intercambio que ya ha vivido la experiencia.

• Al comienzo del intercambio, los días de bienvenida de EF y el Campamento de EF son los mejores lugares para hacer amistades y prepararse para socializar en el centro escolar e integrarse en la comunidad local.

• Un Coordinador o una coordinadora de Intercambio Internacional en cada comunidad y un Asesor o una asesora de Programa darán apoyo y orientación sobre cómo integrarse mejor en su entorno local.

6. ¿Qué incluye el programa?

El programa de Intercambio de EF es el único del mercado que se ofrece como un paquete completo a un precio cerrado para brindar la tranquilidad de que todas las necesidades del estudiante o la estudiante están incluidas y atendidas por expertos y expertas.

Este paquete de EF incluye:

1.       La inscripción en el programa

2.       Encontrar una familia anfitriona y una escuela que cumpla con todos los requisitos de EF y del Departamento de Estado

3.       Todas las comidas durante 10 meses / 6 meses

4.       Preparación de los estudiantes y familias

5.       Un equipo dedicado para ayudar con toda la documentación requerida y la visa

6.       Vuelos al principio y al final del intercambio

7.       Apoyo en la convalidación

8.       Seguro de salud y de viaje

9.       Protección de cancelación en caso de problemas médicos o académicos

7. ¿Quién organiza los vuelos durante el intercambio? ¿Quién los reserva?

EF controla todo el proceso del intercambio, incluidos los vuelos.

• Equipo de EF especializado para gestionar y supervisar los vuelos de todos los estudiantes y todas las estudiantes de EF, con una línea telefónica disponible las 24 horas.

• EF se asocia únicamente con aerolíneas que ofrecen las mayores garantías y ofrece soluciones en caso de interrupciones y/o cancelaciones de vuelos, así como reservas de vuelos de último minuto en caso de ser necesario.

• EF trata de que los estudiantes y las estudiantes de EF viajen juntos.

• EF cuenta con personal en todos los principales puntos de entrada de Europa y Estados Unidos, para poder apoyar al estudiante o la estudiante en persona, si es necesario.

• A su llegada, el personal de EF acompaña espera y da la bienvenida al grupo en Estados Unidos, junto al equipo de coordinación local de EF y sus familias anfitrionas.

8. ¿Qué tipo de seguro proporciona el programa? ¿Existen opciones de seguro adicionales o requisitos?

Todos los estudiantes de EF tienen incluido en su programa un seguro exclusivo de salud y viaje que cubre todo lo necesario durante el intercambio.

El seguro Erika es exclusivo de EF, y ha sido diseñado y adaptado específicamente para satisfacer todas las necesidades que un estudiante o una estudiante de intercambio podría tener, basado en todos los años de experiencia de la compañía.

Añadir que el seguro no solamente cubre incidencias médicas sino que también de viaje como interrupciones, hurtos, perdida de equipaje….

• Tiene una cobertura más amplia que la mejor póliza de seguro de salud y viaje internacional en el mercado, y también cubre deportes que normalmente no están cubiertos por ningún seguro (por ejemplo, esquí, equitación, etc.).

• Puede contratarse incluso antes de inscribirse en el programa

• El seguro Erika cubrirá a los estudiantes y las estudiantes durante sus viajes en cualquier lugar de Estados Unidos y fuera de Estados Unidos durante el intercambio.

9. ¿Cómo se gestiona la comunicación entre padres y madres, estudiantes y el programa?

EF contacta directamente con su equipo en Estados Unidos para asegurar que todas las partes reciben un apoyo oportuno y directo.

• Las familias contarán con un equipo especializado que será su principal punto de contacto antes, durante y después del intercambio. Este equipo será el puente para todo lo que sucede en Estados Unidos.

• Además, todos los miembros de la familia recibirán la información de contacto de la familia anfitriona y del coordinador o coordinadora local para que puedan estar en contacto, si es necesario.

• El estudiante o la estudiante también tendrá la información de contacto de su Asesor o asesora de Programa en Estados Unidos, que estará disponible para ofrecer apoyo en la integración diaria con la familia anfitriona, la escuela y la comunidad.

• Todos los estudiantes y las estudiantes de EF tienen un número de teléfono disponible las 24 horas, los 7 días de la semana, para que puedan llamar en caso de emergencia.

La estructura All the way de EF es clave para garantizar una comunicación clara entre todas las partes y el éxito del intercambio.

4.       ¿Puede viajar mi hijo o hija durante el intercambio? ¿Podemos visitarle en Estados Unidos?

Con EF, los estudiantes y las estudiantes pueden y se les anima a viajar durante el intercambio. Del mismo modo, como padres y madres, con EF tendrían permitido visitar a su hijo o hija en Estados Unidos.

EF considera que viajar es una parte emocionante del intercambio. Es por eso que los estudiantes y las estudiantes de EF pueden unirse a viajes con su familia anfitriona dentro y fuera de Estados Unidos, a cualquiera de los otros estados de EE. UU. y a lugares como México, Canadá o el Caribe.

Esto se debe a que EF es su propio sponsor y gestiona directamente la relación con el Departamento de Estado. Por ello, cuenta con los medios y recursos para gestionar los documentos, visas y permisos que son requeridos por el Departamento de Estado para viajar durante el intercambio.

Además, aunque viajar con la familia anfitriona normalmente depende de su capacidad y disponibilidad, EF ofrece los Tours de Descubrimiento EF, para que los estudiantes y las estudiantes tengan la opción de viajar con otros y otras estudiantes de intercambio a lugares como Los Ángeles, Boston, Disney y Hawái.

El seguro de salud y viaje Erika cubre a todos los estudiantes y las estudiantes de EF en todos sus viajes durante el intercambio, por lo que no se necesita un seguro adicional.

Además, con EF es posible que los padres y madres visiten a su hijo o hija durante su intercambio. Aunque la compañía, en base a su experiencia, siempre recomienda que esto ocurra después de las vacaciones de primavera y hacia el final del intercambio.